Comment organiser votre événement virtuel avec succès ?

L’heure est à la réponse numérique pour l’événementiel. Et Altitude en est aussi ! Avec la crise du Covid-19, il est essentiel de s’adapter et de transformer ses modes de fonctionnement.  Une diversité de solutions digitales existe et ce, même pour les conférences de grande envergure. Organiser son événement virtuel offre d’ailleurs plus d’avantages que le format présentiel traditionnel. Parcourons ensemble ces modes de rassemblement 2.0.

Du livestream au tout virtuel.

Congrès, colloques, symposiums, conférences internationales, salons et sommets… tant de formats pour lesquels le passage au numérique semble plus difficile.

Mais les outils digitaux faisaient déjà partie intégrante de ce paysage événementiel. Qu’il s’agisse d’utiliser le « livestreaming » pour la retransmission en direct ou encore le « livetweet » pour stimuler l’engagement des participants, les organisateurs puisaient souvent dans le digital pour amplifier et élargir la portée de leurs événements.

Mais le défi aujourd’hui avec la crise sanitaire, c’est celui d’organiser entièrement sa conférence en ligne. De A à Z. Et c’est possible. Chez Altitude, on se réjouit d’ailleurs de maintenir notre service d’organisation d’événements et mettons à profit nos compétences digitales pour s’adapter à tous les formats, même les plus ambitieux. 

Quelles plateformes ?

Et voici notre top 3 des meilleures plateformes collaboratives pour les événements grand public :

1- Intrado Virtual Events : Flexible, agile et offre sur-mesure.

Notre petit favori.  Intrado permet de transformer l’intégralité du format traditionnel en expérience virtuelle. C’est donc un outil de choix pour organiser des conférences de grande capacité en ligne.

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Avec sa technologie « cloud-based », Intrado propose des environnements totalement personnalisables en fonction des objectifs de chacun. Il est ainsi possible d’accueillir ses participants dans un lobby virtuel, d’organiser la conférence générale dans l’amphithéâtre, de tenir des sessions parallèles, d’offrir des séances de networking et même de mettre en place un hall d’exposition. Le tout décliné avec une signalétique sur-mesure. Intrado propose deux types de plans allant des essentiels aux forfaits experts. Cette deuxième catégorie offrant bien évidemment le plus de flexibilité et permettant de s’adapter aux événements allant jusqu’à 100 000 participants !

2 – Heysummit Simple et fonctionnel.

Plus basique que le précédent, Heysummit a toutefois l’avantage de faciliter le passage aux premiers événements virtuels. Il propose des services digitaux plutôt « classiques » tels que la création de « landing pages », l’inscription en ligne pour les participants, etc… Il est donc comparable à une version améliorée des « webinars » en offrant d’avantage de fonctionnalités. Les intervenants disposent par exemple de leur propre espace et tableau de bord pour créer les biographies et ajouter des présentations. Heysummit propose aussi des équipes d’assistants virtuels pour vous soutenir tout au long de votre événement.

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Attention toutefois à compléter le format initial en ajoutant d’autres outils tels que le livestream. Cela est possible grâce à leur section « Integration ».

3 – Vfairs  Idéal pour les salons virtuels.

Avec Vfair, les participants reçoivent une invitation par mail, s’inscrivent en ligne, se connectent grâce à leur propre login et rejoignent le salon virtuel.  Ils peuvent alors visiter les stands qui les intéressent, visualiser des présentations et interagir en ligne avec les exposants. Une solution sur mesure pour les salons et les foires tous azimuts.

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Avantages des événements virtuels.

Avec la grande flexibilité que cela offre par rapport au format présentiel, l’événement virtuel permettra de toucher plus d’audiences et d’économiser sur les frais d’organisation, de déplacement et d’hébergement des participants.

En réduisant également les transports, les déchets et toute la production de matériel et de signalétique, cette solution minimisera considérablement l’impact environnemental de votre événement. Un argument de taille qui jouait déjà dans la balance pour transiter vers le digital avant même la crise du Covid-19.

Restez stratégique, choisissez le bon moment et testez !

Et enfin, n’oubliez pas de bien réfléchir au préalable à vos objectifs, à vos messages et à l’expérience que vous souhaitez offrir à vos audiences. Gardez à l’œil vos analytiques pour connaitre les pics de connexion de vos audiences et n’oubliez pas les décalages horaires. Veillez à bien enregistrer votre événement et à le mettre à disposition à postériori, comme vous l’auriez fait habituellement. C’est aussi le bon moment pour maximiser les fonctionnalités de vos réseaux sociaux, que ce soit avec le compte à rebours d’Instagram ou la création d’événements sur Facebook. A vous de créer votre écosystème pour promouvoir au mieux votre événement virtuel. Et enfin, on ne le répétera pas assez, testez vos événements en ligne autant de fois que nécessaire, à l’avance.

Dans tous les cas, l’équipe d’Altitude se fera une joie de vous accompagner et d’organiser votre événement virtuel. Alors à très vite, en ligne !